چگونه بهره‌وری در کار را بهبود بخشیم؟
بهره‌وری چیست؟
بهره‌وری، اندازه‌گیری کارایی در تبدیل منابع ورودی به خروجی‌های مفید است. این مفهوم نشان‌دهنده توانایی شخص، ماشین یا کارخانه در تبدیل منابع به محصولات یا خدمات است. برای محاسبه بهره‌وری، تولید کل در دوره زمانی مشخص بر هزینه‌ها یا منابع استفاده‌شده، مانند نیروی انسانی، تقسیم میشود. این معیار کمک میکند تا عملکرد سیستم‌ها و فرآیندها بهتر ارزیابی و بهینه شود.
چرا سنجش بهره‌وری در کار ضروری است؟
1. تصمیم‌گیری عملیاتی بهتر
نظارت بر بهره‌وری کارکنان در محل کار، شناسایی مشکلات در فرآیندهای تولید را آسان میکند و امکان ایجاد تغییرات بهینه را فراهم می‌سازد.
2. اندازه‌گیری توانایی‌های کارکنان برای بهره وری در کار
سنجش بهره‌وری نیروی کار موجب میشود مدیران عملکرد فردی را ارزیابی کرده و مسئولیت‌ها را بهتر تقسیم کنند.
3. آسان‌تر شدن تصمیم‌گیری سرمایه‌گذاری برای افزایش بهره وری در کار
با اندازه‌گیری بهره‌وری محیط کار، سازمان‌ها می‌توانند ناکارآمدی‌ها را شناسایی کرده و سرمایه‌گذاری‌های لازم، مانند تعمیرات تجهیزات قدیمی، انجام دهند.
راه‌های افزایش بهره وری در کار
امروزه افراد ساعات طولانی را در محل کار سپری می‌کنند و با انبوهی از وظایف مواجه هستند. این مسئولیت‌ها گاهی به حدی می‌رسد که ممکن است فرصت کافی برای اتمام آن‌ها در طول روز فراهم نشود. همچنین، شرایط کاری به گونه‌ای است که افراد زمان کمتری را در کنار خانواده می‌گذرانند و زمان زیادی را صرف رفت و آمد به خانه می‌کنند. این مسائل می‌توانند به افزایش استرس و کاهش کیفیت زندگی شخصی منجر شوند.
در ادامه، به هفت نکته می‌پردازیم که اگر با این چالش‌ها روبرو هستید، می‌توانید با سازماندهی بهتر، بهره‌وری خود را در کار افزایش دهید. این نکات به شما کمک میکند تا زمان خود را بهینه کرده و به اتمام وظایف‌تان در یک روز کمک کنند.
1. برای بهره وری در کار از انرژی صبح غافل نشوید
شروع روز با انرژی و هیجان تأثیر مثبتی بر بهره‌وری در کار دارد. در این زمان، شما در اختیار خود هستید و مزاحمتی مانند تماس یا ایمیل وجود ندارد. تمرین ورزشی سبک در برنامه صبحگاهی مفید است. برنامه‌ریزی در این زمان با ذهنی آماده به یادآوری مسائل مهم کمک میکند و از فراموشی جلوگیری می‌نماید.
2. برنامه‌ریزی روزانه قبل از شروع کار برای بهره وری در کار
هر روز ۱۵ دقیقه از وقت خود را به برنامه‌ریزی اختصاص دهید. بهترین زمان برای این کار، اوایل صبح یا شب قبل است. داشتن یک برنامه مشخص به شما کمک میکند اولویت‌های خود را شناسایی کرده و ذهنتان را برای انجام وظایف آماده کنید. با این روش، اتلاف وقت در تصمیم‌گیری کاهش می‌یابد.
به‌عنوان مثال، اگر بخواهید به چهار مسئولیت رسیدگی کنید و برای هرکدام زمان تفکر اختصاص دهید، ممکن است زمان زیادی را از دست بدهید. برای مدیریت بهتر وظایف روزانه، می‌توانید از ابزارهایی مانند Toggl استفاده کنید.
3. برای بهره وری در کار میز کار خود را تا حد امکان منظم نگه‌دارید
بسیاری افراد بر این باورند دسترسی به تمامی اسناد و لوازم بهره‌وری در کار را افزایش می‌دهد. اما این امر ممکن است زمان را در جستجوی وسایل هدر داده و احساس کلافگی ناشی از بی‌نظمی ایجاد کند. تصور کنید اگر هر روز مجبور به پیدا کردن وسایل مورد نیاز باشید، چقدر زمان از دست می‌دهید. بنابراین، برای افزایش بهره‌وری در کار، سعی کنید میز کارتان را مرتب سازماندهی کرده و تا حد ممکن وسایل اضافی را بردارید.
4. برای بهره وری در کار از تفویض اختیار درست غافل نشوید
شما نمی‌توانید تمام کارها را تنهایی مدیریت کنید. بسیاری نگران‌اند که دیگران نتوانند وظایف محول‌شده را به خوبی انجام دهند؛ اما این تصور نادرست است. اگر مسئولیت‌های زیادی دارید و بخواهید همه کارها را خودتان انجام دهید، با مشکلات و کمبود زمان مواجه می‌شوید. تفویض اختیار کمک میکند زمان خود را بهتر مدیریت کرده و بهره‌وری در کارتان افزایش یابد.
5. برنامه‌زمانی شخصی خود را تعیین کنید و به خودتان دروغ نگویید
کار طولانی‌مدت و بدون استراحت ممکن است استرس و خستگی ایجاد کند و تمرکز یا بهره وری را کاهش دهد. برای افزایش بهره‌وری در کار، اختصاص زمان برای استراحت و تجدید انرژی ضروری است. این تنفس‌های کوتاه کمک میکند انرژی بگیرید و ذهنتان را آماده کار نگه دارید. فراموش نکنید زندگی فقط کار نیست؛ بنابراین زمانی برای گذراندن با خانواده، دوستان و تفریحات موردعلاقه‌تان در نظر بگیرید.
برای آشنایی با راهکار های ایجاد تعادل بین کار و زندگی به مقاله “ مدیریت کار و زندگی ” مراجعه کنید.
6. برای بررسی ایمیل و شبکه‌های اجتماعی برنامه‌ریزی کنید
بسیاری افراد زمان زیادی به چک ایمیل‌ها و شبکه‌های اجتماعی اختصاص می‌دهند. این عادت می‌تواند بهره‌وری در کار را کاهش دهد، چه با بررسی مداوم ایمیل‌ها چه با کنار گذاشتن آن‌ها. چک کردن ایمیل‌ها بدون برنامه‌ریزی نه‌تنها زمان زیادی هدر می‌دهد بلکه ممکن است پاسخ‌های کم‌کیفیت و ایده‌های ضعیف به همراه داشته باشد. در طرف مقابل، نادیده‌گرفتن ایمیل‌ها به از دست رفتن ارتباطات حرفه‌ای منجر میشود.
7. برای بهره وری در کار آب کافی به بدن خود برسانید
تأمین آب کافی برای بدن باعث افزایش وضوح ذهنی و تمرکز میشود و می‌تواند بهره وری شما در کار را بهبود بخشد. سعی کنید همیشه یک بطری آب معدنی یا لیوانی از آب روی میز کار خود داشته باشید تا در طول روز به مصرف آب خود توجه کنید. این کار به حفظ انرژی و افزایش کارایی و بهره وری شما کمک میکند.
جمع بندی
در نهایت، بهبود بهره‌وری در کار نیازمند توجه به این 7 نکته کلیدی است. با آغاز روز با انرژی، برنامه‌ریزی منظم، سازماندهی محیط کار، و تفویض مسئولیت‌ها، می‌توان زمان و منابع را بهینه کرد. همچنین، اختصاص زمان به استراحت و مصرف آب کافی برای حفظ تمرکز و انرژی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. با رعایت این اصول، می‌توانید بهره وری خود را در کار بهبود بخشید و به توازن بهتری بین زندگی شخصی و حرفه‌ای دست یابید.
